Segundo mandamiento de la Comunicación Interna: si es urgente, no es por mail

Así como la semana pasada vimos el primer mandamiento de la comunicación interna, ahora vemos el segundo: si es urgente, no es por mail. O en su versión reversible: si es por mail, no es urgente.

El problema candente, en la actualidad, es que el correo electrónico se utiliza como reaseguro. Para cubrirse, justamente, de futuros problemas. Es un arma de doble filo y exige andar con con pie de plomo: el mail más inocente puede abrigar las peores intenciones.

Si algo queda escrito “es evidencia”.

Entonces, cualquier asunto que esté estampado en un mail hay que tratarlo como comunicación formal, lo que inmediatamente le quita carácter de urgencia, aunque en el subject diga URGENTE en mayúsculas y con negrita (si los subjetcs permitieran negritas).

La palabra “urgente” genera un doble vínculos: todos sabemos que me estás dejando algo por escrito, pero que si fuera urgente, me lo hubieras comunicado verbalmente. Es indefendible decir “era urgente, te lo pedí por mail“. Hasta el alma más pura e inocente que habite una organización lo sabe: si lo necesitás urgente, que lo pidas por mail no garantiza la entrega.

También hay una excepción a la regla: cuando uno de los dos involucrados es demasiado jefe.

Es decir, cuando la diferencia jerárquica es abismal (mail de un CEO con un pedido directo, a un reporte de segunda línea), o cuando un jefe explicita verbalmente que “cuando te mando un mail -como jefe- el mismo tiene prioridad uno“.

Es raro igual. Va contra el sentido común instalado y contra la lógica del canal. Se reciben más de 50 mails por día. Si es urgente -y tengo dos dedos de frente- no debería pedirlo por mail. Existe un consenso más o menos extendido, un acuerdo colectivo.  El mail ya encontró su tono y se estabilizó como canal. Es un error de jefe que cree que se puede dar ese lujo sin pagar ningún costo.

Como sea, los problemas en los canales persisten, aunque cambiaron su apariencia. Mutaron. Ese estadio inicial anárquico en el que la organización tenía que enseñar a su gente cómo usar el mail, pasó. La incertidumbre, ahora, consiste en qué hacer con las Redes Sociales: “¿Hay que permitir Facebook? ¿Hay que integrarlo? ¿Y YouTube?”. Twitter todavía es desconocido en el mundo corporativo.

El blog ThinkWasabi publica un interesante post al respecto: “La trampa de la respuesta inmediata“.

Y les dejo una infografía completa sobre los los usos horarios del mail.

Vía: @pabloalaniz

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  1. angelica’s avatar

    Excelente aporte, para tomarlo muy en cuenta. Saludos.

    Reply

    1. Javier Villalba’s avatar

      Muy de acuerdo, Martín. Interesante reflexión. Saludos,

      Reply

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Martín Enrique Fernández

MAF
En este espacio escribo sobre las personas que generan corrientes de pensamiento en algún campo en particular, sobre ideas y herramientas de comunicación interna y sobre el proceso de cambio cultural permanente en el que se encuentran las organizaciones. Las personas. Las ideas. Las organizaciones. En ese orden.

Whycomm S.A.

Presido la consultora especializada en Cultura de HSE, Antropología Corporativa y Comunicación Interna, Whycomm S.A.
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