Me gustó la idea del artículo “¿Revisas o procesas?”, de DatosPyme, que como su título lo indica separa al mundo en dos clases de personas. Los que chequen y los que procesan sus e-mails.
A continuación, un extracto de sus ideas principales:
“Revisar el correo entrante es una tarea que consiste en explorar con rapidez el/los mensajes recibidos en la Bandeja de Entrada y decidir en ese momento qué hago con ellos.
Se compone de un máximo de tres acciones:
- Lectura rápida del/los mensajes, muchas veces de forma diagonal.
- Decisión de contestar/no contestar ahora (utilizando criterios de importancia/urgencia).
- Si la decisión es contestar: realizar la respuesta (otro correo, llamada, etc.)
La tarea de revisar termina aquí.
Procesar correo entrante es una tarea que consiste en “accionar” tus mensajes y dejar tu Bandeja de Entrada limpia. Se compone de un máximo de cuatro acciones para cada mensaje:
- Leer el mensaje que aparece en lo alto de tu Bandeja de Entrada y decidir si merece respuesta.
- En caso negativo (spam, propaganda no interesante, etc.): eliminarlo. En caso positivo: evaluar si la respuesta te llevará más de dos minutos.
- En caso negativo: responder inmediatamente. En caso positivo: extraer la “acción” que contiene (solicitud de cita, envío de información, etc.) e incluirla en tu LTP o Lista de Tareas Pendientes (si no tiene una fecha/hora definida) o en tu Calendario (si la tiene).
- En cualquiera de todos los casos anteriores, ya puedes sacar el correo de la Bandeja de Entrada: eliminarlo (si no tiene valor posterior) o archivarlo (si lo tiene).
Cuando terminas de procesar has:
- Accionado (convertido en acción) todos tus mensajes.
- Ejecutado todos los de menos de 2´.
- Clasificado esas acciones según su fecha de ejecución (Calendario o LTP).
- Vaciado completamente tu Bandeja de Entrada (eliminados y archivados).
¿Qué gano con procesar?
La lista de beneficios es larga. Uno de los citados en primer lugar es: “gano control”
Para leer las conclusiones, hay que ir al sitio original.
Vía @ruccijorge
