Motivación & Productividad

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El tema del e-mail es una pesadilla recurrente para casi todos quienes solucionan parte de sus trabajos en una PC. Y una de las cuestiones más importantes a resolver vinculadas a la productividad, es el cambio de estado de “problema en la bandeja de entrada “ a “solución en el mundo real“.

Por eso, cuando encuentro alguna idea que apunta a generar conciencia, o al menos propone reflexionar unos instantes al respecto, tengo la necesidad moral de compartirla. 🙂

Dígale NO al e-mail como recipiente de las tareas pendientes, es la campaña de InternalComms a favor de la productividad en el trabajo. 🙂

Parte de la traducción:

¿Es este e-mail relevante?

¿Puedo resolverlo?

¿Me llevará menos de dos minutos?

Hacerlo ahora.

Vía

Me gustó la idea del artículo “¿Revisas o procesas?”, de DatosPyme, que como su título lo indica separa al mundo en dos clases de personas. Los que chequen y los que procesan sus e-mails.

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A continuación, un extracto de sus ideas principales:

“Revisar el correo entrante es una tarea que consiste en explorar con rapidez el/los mensajes recibidos en la Bandeja de Entrada y decidir en ese momento qué hago con ellos.

Se compone de un máximo de tres acciones:

  1. Lectura rápida del/los mensajes, muchas veces de forma diagonal.
  2. Decisión de contestar/no contestar ahora (utilizando criterios de importancia/urgencia).
  3. Si la decisión es contestar: realizar la respuesta (otro correo, llamada, etc.)

La tarea de revisar termina aquí.

Procesar correo entrante es una tarea que consiste en “accionar” tus mensajes y dejar tu Bandeja de Entrada limpia. Se compone de un máximo de cuatro acciones para cada mensaje:

  1. Leer el mensaje que aparece en lo alto de tu Bandeja de Entrada y decidir si merece respuesta.
  2. En caso negativo (spam, propaganda no interesante, etc.): eliminarlo. En caso positivo: evaluar si la respuesta te llevará más de dos minutos.
  3. En caso negativo: responder inmediatamente. En caso positivo: extraer la “acción” que contiene (solicitud de cita, envío de información, etc.) e incluirla en tu LTP o Lista de Tareas Pendientes (si no tiene una fecha/hora definida) o en tu Calendario (si la tiene).
  4. En cualquiera de todos los casos anteriores, ya puedes sacar el correo de la Bandeja de Entrada: eliminarlo (si no tiene valor posterior) o archivarlo (si lo tiene).

Cuando terminas de procesar has:

  1. Accionado (convertido en acción) todos tus mensajes.
  2. Ejecutado todos los de menos de 2´.
  3. Clasificado esas acciones según su fecha de ejecución (Calendario o LTP).
  4. Vaciado completamente tu Bandeja de Entrada (eliminados y archivados).

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¿Qué gano con procesar?

La lista de beneficios es larga. Uno de los citados en primer lugar es: “gano control”

Para leer las conclusiones, hay que ir al sitio original.

Vía @ruccijorge

La nota en el diario La Nación del sábado, sobre el aumento del impuesto a la tecnología, da ganas de llorar:

Cómo una ley puede determinar la vida de un empleado de McDonald´s

Por Julián Gallo

Para lanacion.com

El siguiente gráfico captura dos ofertas de una misma máquina, a la izquierda una MacBook Pro con su precio en Estados Unidos, y la derecha la misma computadora en Argentina. Destaco en ambos casos no solamente el precio total de la máquina, sino el precio de las cuotas.

Cómo una ley puede determinar la vida de un empleado de McDonalds

Foto: Julián Gallo

Como puede verse, la versión norteamericana es accesible a cualquier persona que tenga empleo, en la versión Argentina solo para personas de altos ingresos. Para comprender mejor la accesibilidad que existe a la tecnología en Estados Unidos, no debe traducirse el precio de dólares a pesos, debe comprenderse que 28 dólares en Estados Unidos es igual a 28 pesos en Argentina. Abismo parece una palabra adecuada para comprender la distancia entre estos dos mundos.

Cuando hago esta comparación siempre pienso en el mismo ejemplo, un chico de 18 años con su primer empleo en McDonald´s en Argentina y otro en Estados Unidos. Es una especie de “Big Mac Index” , pero para medir la proximidad a las tecnologías que tiene una persona con un trabajo modesto en distintas partes del mundo. Ignoro cuales son los salarios en los dos países, pero les adjudico un sueldo muy bajo en ambos casos.

Para comprender lo frustrante que es ser argentino, imagino a ambos jóvenes llenos de ideas y proyectos. Por ejemplo, crear un sitio web, o armar una película, o hacer los videoclips de las bandas de sus amigos. Puedo afirmar que el joven argentino deberá conformarse con ver los videos del joven norteamericano en YouTube y guardar sus ideas para otra vida. Los precios son elocuentes.

Se puede leer el artículo completo en el sitio del diario.

Vía: 100volando

Quien haya trabajado en servicio al cliente sabe que la pregunta es tramposa. Porque no existe un solo cliente en el mundo, interno o externo -solo tienen que estar en condiciones de exigir- que acepte en forma voluntaria que algo quede mal.

Aunque en la prisa por resolver nos asegure que no importa, que lo entreguemos “así como está”, luego ocurre que si la calidad no es la deseada, hay conflicto en puerta.

Puede acerptar el “así como está” porque no le queda otra, o porque en parte también es responsable del proceso, o por otra causa que se me este escapando. Pero la regla de oro del servicio es la siguiente: “LA CALIDAD NO ES NEGOCIABLE”. Y muchas veces, por el tema de las urgencias, es difícil de cumplir en toda su dimensión.

Igual, cada maestrito con su librito, y ya puedo anticipar algún comentario del estilo “a veces entregar a tiempo es lo que el cliente valora como calidad”. Bueno, no vamos a hacer una discusión interminable. Solo digo que no, que en la disyuntiva entre entregar algo rápido o entregarlo bien, SIEMPRE, hay que entregarlo bien. Aunque se tarde un poco más.

Por supuesto, la primera opción es, siempre, rápido Y bien: en eso el cliente tiene razón. Lo que no quita que el mundo está fuera de sus cabáles.

Hay una técnica de creatividad que consiste en detectar situaciones cotidianas, pero de las que aún no somos del todo conscientes, y ponerlas en evidencia.

Se trata de descubrir esos pequeños actos que ocurren todos los días pero que por algún motivo no hemos llevado definitivamente a nuestro registro consciente.

Para ilustrar el ejemplo, a continuación se puede ver un comercial del Banco BBVA, de Argentina, cuyo eje creativo es “Estoy mirando”. El aviso muestra una situación muy común en Argentina: entrar a mirar en una tienda, y cuando se acerca el vendedor a ofrecernos ayuda, decirle “- Estoy mirando” antes de que intente vendernos nada.

Pero más allá del aviso, ¿cómo funciona la técnica en cuestión? Bueno, se supone que eso de decir “estoy mirando” nos ocurre a todos, porque todos hemos pasado por la situación de anticiparnos a un vendedor. La técnica consiste en detectar esa actitud de la que nadie ha tomado mucha conciencia a pesar de repetirse muy seguido, y la ridiculiza, o simplemente la saca a la luz.

Y, entonces, al ver la situación en un comercial, todos soltamos una sonrisa mientras pensamos “…es verdad, a mi también me pasa eso de decir estoy mirando“. Mientras mejor se aplica la técnica, mientras más fino es el descubrimiento y mejor realizado está el comercial, más impacto logra.

El asunto es que recordé esto leyendo un post muy entretenido y didáctico de ZenHabits.net sobre por qué NO hay que usar la bandeja de entrada del correo electrónico como TO-DO list, cosa que le debe haber pasado al 100% de los humanos que trabajan con una computadora, pero que no todos deben utilizar de manera consciente.

Está TAN a mano la bandeja de entrada, que es una tentación: lo urgente, lo que hay que resolver AHORA, queda en la bandeja de entrada.

A continuación 5 motivos por los cuales no es conveniente usar la bandeja de entrada como TO-DO list. Estoy seguro que se van a identificar con cada uno de los 5 puntos. La gente de ZenHabits siempre detecta eso que nos ocurre a todos y no terminamos de darnos cuenta.

¿Por qué no usar la bandeja de entrada como TO-DO list?

1. No se puede cambiar la linea del subject. (“La línea del subject no siempre tiene que ver con la tarea que hay que resolver hoy (…) lo que es verdaderamente ineficiente”).

2. Puede haber multiples acciones en cada email. (“¿Qué ocurre cuando un email tiene 10 to-do items?”).

3. No puedes reordenar tus mails (usualmente). (“Muchos programas solo te muestran los mails en el orden en el que llegaron. Solo te muestran los emails en el orden que llegaron”).

4. No puedes priorizar tus TO-DOs. (“Muchos lectores saben que estoy eligiendo las tres tareas más importantes de cada día. Pero no se puede listar solo las tres tareas más importantes en el email”).

5. La bandeja de entrada contiene distracciones. (“Esto es probablemente la peor cosa de esta lista: si estás buscando tus TO-DOs en tus emails, estás en un gran peligro de que comiencen a distraerte”).

Apenas hice un extracto, pero si quieren profundizar en cada punto -cosa que recomiendo, ya que hay varias respuestas más- pueden leer el post original que está en un inglés muy sencillo.

Tendría que escribirle a la gente de ZenHabits para agradecerles ya que hoy va a ser el primer día del resto de mi vida. Me voy a mandar un mail, así queda en la bandeja de entrada, y no me olvido. 🙂

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Una de las cosas que más me gusta de hacer este blog, es que me ayuda a descubrir nuevos blogs.

Y como los blogs son espacios en donde el contenido se producen en base a la reflexión (aunque sea en forma mínima, aunque solo se trate de copypastear, algo hay que pensar), cuando encuentro un ranking me apuro en guardarlo porque en algún momento sé que voy a repasarlo blog a blog: en mayor o menor medida, sé que voy a encontrar información elaborada.

Entonces, a continuación, 28 blogs en español sobre productividad personal.

Cada tanto aparece una noticia vinculada a la productivdad que me deja perplejo, que no sé si se trata de una broma o de ciencia ficción.

Hace un tiempo me pasó con los buses de Microsoft equipados con terminales para comenzar las tareas del día camino a la oficina.

A decir verdad, no me había parecido una mala idea, si es que la jornada laboral comenzaba en el mismo momento en el que se iniciaba el viaje. Así el empleado se ahorraba el tiempo de traslado.

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Pero ahora el asunto llegó a otro extremo.

Según publica Gizmodo, el presidente de Canon Electronics, Hisashi Sakamaki, ha sacado todas las sillas de la oficina para que los empleados trabajen de pie y también ha colocado alarmas en los pasillos para que sean transitados a mayor velocidad.

Todo en nombre de la productividad.

Este buen hombre asegura que trabajando de pie los empleados desarrollan una relación más cercana entre ellos, lo que permite solucionar los problemas de forma más veloz.

Leo en el blog de Kirai: “Según el presidente trabajar de pie tiene muchas ventajas: mantiene a los empleados más activos, facilita la comunicación entre ellos, reduce el tiempo necesario para resolver asuntos en reuniones, ahorra espacio, ahorra costes al no tener que gastar en sillas etc. Parece ser que incluso en la oficina del presidente no hay silla”.

En algo tiene razón: todas las reuniones deberían ser de pie. 🙂

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Para que vean que no es una broma, Sakamaki publicó el libro “A company will do well if you get rid of the chairs and computers” que en castellano significa “Eliminar sillas y ordenadores mejorará tu negocio” y está disponible en Amazon.

Debe haber un componente cultural en el asunto ya que todo este tipo de ideas surgen primero en oriente. Recuerdo otro post muy interesante de Kirai en el que contaba que en Japón existe una palabra que significa morirse por exceso de trabajo: Karoshi.

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En la foto de arriba se puede ver el corredor diseñado para que los empleados caminen por lo menos 5 metros cada 3.6 segundos.

Como se perdía demasiado tiempo debido a que la fábrica era muy grande, ahora “los sensores hacen sentir a los empleados cuan rápido deberían estar caminando”, explica Gizmodo.

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Por último, Kirai también hace mención a los resultados de la compañía: “parece que el libro (escrito por el presidente) explica muy claramente los efectos directos que tuvo en los beneficios de la empresa desde el año 2000 hasta ahora.

He estado escarbando por la web de Canon Electronics y la verdad es que sí que es bastante impresionante cómo ha mejorado el “Profit Margin” durante los últimos años fiscales, y la crisis no les ha dejado muy tocados.”

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Cada día me siento mejor jefe.

.

Fuentes originales: DannyChoo.com & Kirainet.com

Como se habrán dado cuenta los lectores asiduos de InternalComms, me gustan los títulos catástrofe, las exageraciones y todo lo que tenga un costado inspirador.

Y alguien podrá preguntar, ¿qué tiene que ver lo inspirador con los títulos catástrofe o las promesas grandilocuentes?

La conexión es lejana, es cierto. Pero existe. Lo que ocurre con las promesas es que hay que cumplirlas. La gente de bien, si promete algo, lo cumple. Y por eso me gustan los títulos que empiezan con “El secreto de…” o “El mejor ejemplo de…” ya que confío en descubrir un secreto o un gran ejemplo.

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Cada vez que leo un título de ese estilo, pienso: una nueva oportunidad de encontrar a alguien que se inspiró con algo y desea compartirlo, o para toparme con alguien que usó un fuego artificial de la semántica para ganar cinco minutos de atención. Un vendedor de autos usados, pero de la comunicación.

Así las cosas, leer lo que me proponen los títulos catástrofe es un precio que pago siempre.

Dicho lo dicho, a continuación: “La mejor recomendación sobre productividad que leo en mucho tiempo: La marca de la productividad de Jerry Seinfeld”

Por Brad Isaac

Editor de PersistenceUnlimited.com (gran blog sobre productividad)

Hace años, cuando Seinfeld estaba en un nuevo show de televisión, pero todavía era un comediante haciendo tours, yo también estaba en clubs haciendo shows y tratando de aprender. Una noche estaba en el mismo club donde Seinfeld trabajaba, y antes de que entrarar en escena, vi mi oportunidad. Tenía que preguntarle a Seinfeld si tenía algún tip para un joven comediante…

Dijo que la mejor manera de ser un buen comediante, era crear mejores chistes, y la mejor manera de crear mejores chistes, era escribir todos los días. Pero su consejo fue mejor que eso. Tenía una gema de técnica de impulso personal, que utilizaba en sí mismo, y uno mismo podía usar para motivarse, incluso cuando uno no quisiese.

Luego me reveló un sistema de calendario único que estaba usando para presionarse a sí mismo a escribir.

Así es como funciona:

Me dijo que consiguiera un calendario de pared grande que tuviese todo el año en una página, y que lo colgara en una pared prominente. El próximo paso, era conseguir un marcador rojo grande.

Dijo que, para cada día que escribiese, pusiera una gran X sobre ese día. “Después de algunos días, tendrás una cadena. Simplemente mantente marcando X, y la cadena se hará mas larga cada día. Te gustará ver la cadena, especialmente cuando hayamos acumulado algunas semanas con ella. Tu único trabajo, es no romper la cadena”.

“NO rompas la cadena”, repitió enfáticamente.

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A través de los años, he usado esta técnica en diferentes áreas. La he utilizado para ejercitarme, para aprender programación, para aprender administración de redes, para construir páginas web exitosas, y para construir negocios exitosos.

Funciona porque no es verdaderamente un gran empuje el que nos lleva a donde queremos; es la acción diaria consistente que construye proyectos extraordinarios. Deben haber escuchado el dicho “inch by inch anything’s a cinch”. Pulgada a pulgada se avanza, si uno puede moverse una pulgada a diario.

La acción diaria construye hábitos. Nos da práctica y nos hará expertos en poco tiempo. Si no rompemos la cadena, empezaremos a ver oportunidades que, de otra forma, no veríamos. Pequeñas mejoras se acumulan en grandes mejoras rápidamente porque la acción diaria nos provee de interés.

Saltearse un día hace que saltearse el siguiente, sea más fácil.

Siempre he dicho que preferiría a alguien que actuará -aunque sea un poco – cada día, contra alguien que consigue algo grande una o dos veces por semana. Seinfeld entiende que la acción diaria da mejores beneficios que estar sentado y tratar de terminar 1000 bromas todos los días.

Hay que pensar sobre que tipo de acción nos daría el impacto más profundo en nuestra vida si lo realizáramos todos los días. Esta es la acción que recomiendo que pongamos en acción para el calendario de Seinfeld.  Así que a empezar hoy, y ganarse nuestra grande X roja. Y de ahora en adelante…

A no romper la cadena!

Vía: ArturoGoga.com

Antes de comenzar a desarrollar la idea, les anticipo que este post viene siguiendo este meme de Videos Inspiracionales y contiene dos videos MUY buenos y uno MUY malo. Pero antes de verlos, desearía que lean la explicación previa, así se entiende qué es lo que deseo que observen en cada uno.

Por otra parte, el título de este post, como decía un consultor con el que solía jugar al fútbol, vende lluvia. Es decir, promete algo que no va a cumplir. Porque el misterio que vamos a develar está casi sacado de un libro de autoayuda.

Sin más vueltas, el secreto de la motivación, es el siguiente: descubrir cuáles son nuestros anhelos personales y accionar en consecuencia. Eso es todo: saber qué querémos íntimamente y luego, cuando ya lo sabemos, dar los pasos lógicos para obtenerlo.

Y ahí, también, es cuando nos encontramos con la trampa de la semántica, y cuando los puristas de las palabras ponen el grito en el cielo o me lo mandan por mail:

Purista de las palabras:

“¿Qué es EXACTAMENTE un anhelo íntimo? Supongamos que existe algo así como un anhelo íntimo, ¿cómo se sabe con precisión si uno ya los descubrió o no? ¿Y qué implica obrar en consecuencia? La motivación no existe”.

Contra ellos, contra los incapaces de estirar las palabras, contra los que no se dan cuenta que las letras no son números, contra los que no entienden que por eso es tan difícil la comunicación se produzca entre las personas, contra los que no hacen un esfuerzo por interpretar todo lo que nos pasa. Contra ellos es mi batalla.

Pero como hay que aceptar que el tema es resbaladizo, vamos a abordarlo en bullets, tratando de profundizar en la postura inicial:

  • Lo único mejor que trabajar motivados, es formar parte de un equipo que trabaja motivado.
  • La motivación es fuente de inspiración, es contagiosa, es refrescante. La motivación debe ser lo más parecido que hay a la magia. Motivación es ese sentimiento de que todo es posible.
  • Al hablar de motivación, siempre, inevitablemente, estamos hablando de un aspecto emocional del trabajo.

El secreto de la motivación se encuentra en la vida, en la realidad, en las personas concretando sus anhelos. Cuando alguien logra lo que se propone, y eso que se propone es lo que desea, estamos ante una persona sanamente, alegremente, indefectiblemente motivada.

Cuando falla la conexión con el deseo

También están quienes logran lo que se proponen, pero lo que consiguen no es lo que desean en su fuero interno. Y ahí es cuando se pelan los cables, y las personas se frustran, sin importar el éxito que obtengan en su profesión. La motivación SIEMPRE tiene que ver con el anhelo íntimo.

La exigencia desmedida es síntoma de falta de motivación, de falta de alegría. Energía, fuerza y determinación no son necesariamente condiciones que mantienen a las personas motivadas.

Las personas que han sido criadas con padres disciplinados, que siempre han exigido todo de ellas, por más que no estén ni un poco motivadas, hacen las cosas bien. Porque así las han hecho siempre. En tiempo y forma. Porque es su manera de ser.

La motivación tiene que ver con la alegría, con eso extra que se puede conseguir de un equipo de trabajo. Pero nunca tiene que ver con la responsabilidad. La responsabilidad no se negocia.

Me gustaría expresar la idea a través del contraste. El primer video para compartir es una escena de la película corazón valiente. Un discurso de plástico, donde todo es impostado, donde no hay una pizca de verdad, de humanidad, de vida. Todo es Hollywood. Todo es un gran cliché. Y doblado!!!

Y en esta otro video una de las historias más inspiradoras que ví en el último tiempo. Nada es más inspirador que alguien peleando por lo que desea. Si ya conocen la historia de Paul Potts es probable que tengan ganas de verla nuevamente.

Ya dijimos que la motivación tiene que ver con la alegría y que a su vez es contagiosa. Otra gran historia que refleja estos atributos: Where the hell is Matt? Un desarrollador de videojuegos que decidió bailar en los más diversos rincones del planeta, y luego compartirlo.

Lo que emociona, lo que cautiva la atención, lo que despierta admiración en el baile de Matt por el mundo o de Paul Potts y su vozarróncomo es que todo es de verdad. Matt es de verdad. Su baile es de verdad. La gente que aparece detrás es de verdad. Paul es, todo entero, también es una gran verdad.

¿Qué tiene en común Matt y Paul Potts? ¿Por qué es emocionante verlos en acción? Porque conocen el secreto de la motivación. Tuvieron muy claro cuáles eran sus deseos y dieron los pasos correctos para obtenerlos.

Procrastinar significa dejar todo para último momento.

Pensar que es un mal que aqueja al 99% de la humanidad pero la palabra solo es conocida por el 1% restante.

En Wikipedia se puede leer la definición en español y en inglés.

Fue un servicio de InternalComms para la comunidad, en el día de su primer cumpleaños. Gracias a todos por pasar.

Vía: eCuaderno

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Martín Enrique Fernández

MAF
En este espacio escribo sobre las personas que generan corrientes de pensamiento en algún campo en particular, sobre ideas y herramientas de comunicación interna y sobre el proceso de cambio cultural permanente en el que se encuentran las organizaciones. Las personas. Las ideas. Las organizaciones. En ese orden.

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Presido la consultora especializada en Cultura de HSE, Antropología Corporativa y Comunicación Interna, Whycomm S.A.
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