Habilidades de Comunicación

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Hace algunos años leí el “Manual del Trainee”, que se trata de una pieza creativa que les explica a los jóvenes profesionales de la publicidad cómo conseguir su primer empleo, y una vez que lo consiguen, cómo mantenerlo.

Siempre me pareció una lástima que haya sido dirigido al ámbito publicitario, ya que trae consejos invalorables y universales, en un tono desacartonado y sumamente entretenido.

Es la voz de la experiencia combinada con un fuerte sentido del impacto comunicacional. Y como está hecho en base al sentido común y la experiencia, sirve para cualquier profesión.

Supongo que no se ha difundido en otros ámbitos por contener muchos detalles que solo aplican al mundillo publicitario.

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Como sea, hay dos  consejos que, sin exagerar, me quedaron grabados a fuego desde la primera vez que lo leí (y lo he leído varias veces):

1. Sobre el orden en el que debemos transmitir nuestras ideas.

“Mi sugerencia de cómo armar una carpeta que impresione es la siguiente:

Empezá disponiendo tus anuncios en un orden creciente de calidad.

Primero el medio-pelo y por último el mejor de todos ellos.
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.
Después tomá el último (el mejor) y ponelo al abrir la carpeta.
10, 1, 2, 3, 4, 5, 6 ,7, 8, 9.

La carpeta ya está lista: un gran anuncio abriendo y enseguida un crescendo de calidad…”

Esta idea la he implementado hasta el hartazgo, en las más diversas situaciones: primero lo que es MUY bueno, y luego el crescendo de calidad mencionado, hasta cerrar bien arriba. Es una técnica que funciona muy bien.

2. Sobre el sentido de la oportunidad.

“Tené la suerte de ser la persona adecuada en el momento justo y en el lugar indicado. No sé dónde se compra eso, pero conseguilo.”

Este concepto me ha hecho reflexionar sobre qué es el sentido de la oportunidad. Si bien el tema da para el debate, creo apunta a tener la actitud correcta, de coherencia, de esfuerzo, de responsabilidad, al perseguir lo que deseamos. Y recién luego confiar en lo que dicen los malos poetas: que el universo conspire para que lo obtengamos. Pero primero, repito, hay que transpirar en la dirección correcta.

El autor del “Manual del Trainee” se llama Eugênio Mohallem, un creativo publicitario con un talento que supera largamente la media, que ha dirigido equipos creativos que hicieron historia y que ha ganado toda clase de premios alrededor del mundo.

A continuación, se puede leer la pieza completa, que no tiene desperdicio y les llevará unos tres minutos.

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Estimados lectores,

Quiero dejarles mis mejores deseos de alegría, prosperidad y salud. Y también desearles que el 2009 sea un año lleno de desafíos.

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En este anteúltimo post del año me gustaría compartir el punto 13 de las Instrucciones para la vida, que está directamente vinculado a la resolución de conflictos, tal vez la habilidad más dificil de adquirir cuando se plantea un desafío a enfrentar en equipo adentro de una organización.

Punto 13 de las Instrucciones para la vida:

Cuando estés en desacuerdo

con personas cercanas,

sólo debes lidiar con la situación actual,

nunca traigas el pasado.

Lo bueno de los desafíos es que, por añadidura, traen una alta dosis de aprendizaje. Es una verdad grande como una casa y de tan conocida casi un lugar común: sólo podemos aprender de las cosas que nos acercan al error, de las cosas que nos “desafían”.

Porque al hacer lo que ya sabemos hacer, si bien reforzamos nuestras habilidades, no aprendemos nada nuevo. La repetición nos permite profundizar, es cierto, pero muchas veces y de manera gradual, atenta contra nuestra motivación.

Tampoco es bueno utilizar el aprendizaje como lugar común. Como un gesto de humildad. Declararse fanático del aprendizaje -y no de la enseñanza- es una postura algo snob que mejora nuestra imagen personal ante un tercero desconocido. Pero sólo es una simulación. Es simular sabiduría.

Sin embargo, lo mágico del aprendizaje recide en que necesariamente está vinculado al hecho de descubrir. Y a su vez, el descubrimiento está asociado a la motivación. Por eso, en el fondo, a todo el mundo le gusta aprender: porque al aprender, se motiva.

Entonces, la secuencia lógica, el espiral ascendente del desarrollo personal (¿!), sería: NUEVOS DESAFIOS = NUEVOS ERRORES = NUEVAS INSTANCIAS DE APRENDIZAJE = ¡NUEVOS DESCUBRIMIENTOS! = MOTIVACION EN ASCENSO = GANAS DE ENFRENTAR NUEVOS DESAFIOS. Y así sucesivamente.

Estimados lectores del blog, una vez más les envío un gran abrazo y mis deseos sinceros de que el 2009 sea un año de grandes descubrimientos, de grandes logros y de palabras claras.

Martín

Hay que decir ´me voy´ con gracia, con elegancia, con sobriedad y sobre todo con visión de futuro. La vida da vueltas“, explica Inés Temple, Presidente Ejecutivo de DBM Perú y DBM Chile, en el blog Empresario de tu empleo.

El hecho de aprender a cambiar de trabajo sin pegar un portazo es una lección que conviene aprender más temprano que tarde. Y que se puede trasladar a cualquier ámbito que deseemos abandonar o tomar distancia.

Los puntos centrales para la comunicación:

  1. La renuncia debe ser preparada, nunca fruto de un mal momento. Una renuncia emocional termina mal para todoas las partes.
  2. Hay que actuar responsablemente hasta el último momento.
  3. Saber en qué proceso está la compañía, cómo está el quipo del cual formo parte y cómo mi partida puede dañar a la organización.
  4. El momento de la renuncia no es un momento de venganza. Es el momento de tomar una decisión profesional.
  5. Hablar con nuestro jefe. Consultar cuándo prefiere que nos vayamos, a quién quisiera informar primero, qué cosas le gustaría priorizar. Tal vez nuestro actual jefe sea nuestro próximo principal referidor.
  6. No es necesario abordar las razones de fondo, las “reales, reales, reales” en esa reunión. Es conveniente agradecer lo aprendido y el hecho de haber sido parte de la organización
  7. Ser honesto y claro en el motivo, ya sea que exista otra oferta, por el deseo de explorar nuevas altenativas o por lo que fuere.
  8. Dejar la puerta abierta y dejar en claro que el hecho de que nos vayamos no tiene que ver con la lealtad. Según con qué delicadeza manejes esa reunión, tu ex jefe puede ser un amigo el resto de tu vida.

En lo personal, me hubiera gustado ver el video unos años antes. Aunque la verdad es que no creo que me hubiera servido de mucho. Como dicen en el barrio, la experiencia es un peine que te da la vida cuando te quedás pelado.

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La habilidad de las personas para comunicarse tiene que ver con el contexto, con la jerarquía que se ocupa en cada relación (no es lo mismo si se es padre o hijo, jefe o reporte, capitán o suplente) y, tal vez lo más importante, con la propia crianza.

La formación académica es importante, pero más importante es la formación de vida. Alguien que estudió matemáticas pero fue criado en un hogar de padres hábiles para comunicarse tiene más posibilidades de ser un buen comunicador que alguien que hizo un doctorado en comunicación, pero no tuvo esa crianza.

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Las habilidades de comunicación interpersonales son como las habilidades para los deportes: se aprenden de pequeños, se maman desde la cuna o se desarrollan con muuuucho sacrificio, interés e inteligencia. Casi como los idiomas.

A pesar de la mirada algo pesimista, me gustó mucho este artículo con diez tips cobre cómo convertirte en un gran comunicador: How to become a master communicator.

1. Sé claro y conciso.
2. Entiende a tu audiencia.
3. Ajusta el mensaje a las necesidades de tu audiencia.
4. Céntrate en tu audiencia.
5. Céntrate en lo positivo.
6. Admite los errores.
7. No envíes encolerizados emails.
8. Escucha y haz preguntas.
9. Busca soluciones win-win.
10. Usa historias.

Se pueden leer el detalle de cada uno de los puntos en El inconformista, que se encargó de la traducción.

Todas las recomendaciones son de mucho sentido común, pero mi favorita es la sexta: Admite los errores. Cuando eso se hace de manera honesta, es un arma poderosísima. Volveremos sobre el tema.

Vía: ChicaSeo.com

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La comunicación cara-a-cara tiene una propiedad mágica: desnuda la vida emocional de las personas. Pero no se trata de una ecuación simple, lineal, de algo que se pueda evaluar en forma directa. No es que si alguien dice una burrada, es un burro.

Tiene que ver con algo más sutil, más complejo de interpretar, como es el contexto. Alguien puede decir una burrada porque está presionado, porque se sintió agredido, porque cree que tiene que demostrar lo que sabe o, sin más, porque es un burro.

Es probable que un líder que escuche una conversación como la del comercial que se puede ver a continuación, intuya que hay un trasfondo que va más allá de lo que cuentan las palabras. Y que para comprender el comportamiento va a necesitar empatía, y que la empatía necesita tiempo.

El hecho de hacer una lectura correcta del contexto en el que ocurren las cosas es una de las principales hablidades que desarrollan los líderes de equipos complejos, casi por una cuestión de supervivencia. Y a su vez es lo que diferencia a los buenos líderes de los mediocres.

Por eso lo que más me gustó es la trama oculta que encierra el episodio. Todos los antes y después que se desprenden de una conversación de ese tipo. La precisión del guión y la frescura de los actores (el desconcierto de ella, y la carga de agresividad de él), sin dudas, ayudaron a crear el clima de tensión. Pero lo decisivo, desde mi punto de vista, fue la claridad con la que se construyó el momentáneo escenario alrededor de la impresora.

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En un artículo titulado “Tu audiencia te lo agradecerá”, la revista BusinessWeek ofrece ocho ideas simples y contundentes para ayudarnos a presentar mejor.

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Con gracia e ironía, Carmine Gallo resume el atributo -desde mi inmodesto punto de vista- más valorado pero menos reconocido por los líderes: el sentido común.

Esta vez aplicado a las presentaciones:

1. Gracias por no comenzar con una broma.

El autor recuerda una anécdota de una ejecutiva que pasó uno de los peores momentos de su carrera al comenzar su presentación con una broma… de la que se olvidó el remate!!! Uff. Revolvió sus papeles, pero no hubo caso, no lo encontró.

Y quedó tan traumada que tardó varios años y muchas presentaciones ante auditorios reducidos para retormar la confianza.

2. Gracias por no leer tus notas.

No recuerdo si el concepto central ya lo utilizó Jesús, Kant o Narosky en un sobrecito de azúcar (“No hagas a otros lo que no quieras que te hagan a tí”), pero también aplica a las presentaciones: “¿Te sentís conectado con alguien que lee lo que está presentando? Probablemente no. Entonces por qué lo vas a hacer vos”. Y luego aclara que lo mejor es preparar una presentación escalonada.

Una gran verdad. En un comentario algo autoreferencial, me gusta decir que a las propias presentaciones hay que saber navegarlas. Saber que conceptos te dan pie para otras ideas y cuáles con conceptos para desarrollar en profundidad.

3. Gracias por usar la menor cantidad posible de slides.

La anécdota cuenta sobre un ejecutivo que para realizar una presentación de 40 minutos pensaba utilizar 88 slides. Y ofrece una regla simple: primero hay que definir cuánto tiempo queremos hablar y luego dividir por dos. Es decir, a 30 minutos de presentación corresponden 15 diapositivas.

(ESTO ES MUY BUENO! Ya tomé una seria nota mental del tema y hasta puedo visualizarme en un futuro cercano brindando este consejo con ínfulas de gurú).

4. Gracias por usar tipografías grandes.

No es lo mismo lo que se ve en el monitor cuando se prepara la presentación, que lo que se va a ver en el auditorio. “Tu audiencia apreciará menos palabras y más grandes“, explica.

5. Gracias por usar imágenes en los slides.

“Las presentaciones más dinámicas tienen muchas imágenes”.

Es una tentación poner mucho texto. Supongo que se debe a que eso brinda seguridad al presentador (a la vez que aburre al que escucha, o sea, el costo es muy alto). Esto implica tomarse un buen tiempo en realizar la búsqueda y selección de imágenes.

6. Gracias por hacer presentaciones cortas.

La frase destacada de este tip: “Trata de ser conciso en cada comunicación de negocios: por teléfono, por mail, en reuniones y en presentaciones.”

7. Gracias por no moverte de un lado a otro o dejar monedas sonando en tus bolsillos

El comentario gira en torno a la imposiblidad de hacer foco en el mensaje si se está escuchando el ruido de monedas tintinear en el bolsillo del presentador.

Es verdad, es un espanto. Aunque nunca lo vi.

8. Gracias por prestarme atención a mí.

Para el último punto del artículo, toma de ejemplo a Bill Clinton, de quien se dice que hace sentir a cada persona con la que habla como la más importante de ese lugar.

Luego sugiere que una vez finalizada la presentación, cuando se está respondiendo preguntas o conversando informalmente, se debe mirar a la gente a los ojos y “mostrarse interesado” en lo que nos están diciendo (keyword: mostrarse.)

Bueno, si volvemos al ejemplo, no hay que perder de vista que Clinton es un político. Más que mostrarnos interesados, sería mejor interesarnos realmente en lo que nos dicen. Lo peor que nos puede pasar es perder unos minutos con alguien insoportable. Y si tenemos una pizca de autocrítica, deberíamos pensar por qué alguien insoportable se interesa en lo que tenemos para decir.

Incluso si estás buscando a alguien más importante en el salón, no mires por encima de su cabeza y trata de hacer sentir a los individuos especiales“. Ja. Brillante. Ideal para narcisos.

El artículo original: “Your Audience Will Thank You

¿Algún otro consejo?

Podés segurime en Twitter en @internalcomms

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Slideshare, la comunidad más grande del mundo para compartir presentaciones online, acaba de publicar los resultados de su concurso “World´s best presentation contest ´08”, o sea, la elección de la mejor presentación del año.

Y como parece que ya nadie está exento de armar o presenciar presentaciones aburridas o interminables, nunca está de más compartir alguna de las buenas.

Sin más preámbulos, la mejor presentación del 2008:

THIRST

View more documents from Jeff Brenman.

Acá se pueden ver el resto de los ganadores.

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Martín Enrique Fernández

MAF
En este espacio escribo sobre las personas que generan corrientes de pensamiento en algún campo en particular, sobre ideas y herramientas de comunicación interna y sobre el proceso de cambio cultural permanente en el que se encuentran las organizaciones. Las personas. Las ideas. Las organizaciones. En ese orden.

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Presido la consultora especializada en Cultura de HSE, Antropología Corporativa y Comunicación Interna, Whycomm S.A.
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